RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Règlements généraux d'Entraide des Rivières 26-02-03

Chapitre 1 : Les dispositions générales

Les présents règlements généraux sont adoptés le 12 septembre 2025 (Résolution CAP-25-09-12-03).

1.1 Nom ou dénomination sociale

Dans les règlements qui suivent, les termes «l'organisme», «l'entreprise», «la corporation», «la personne morale» et «EdR» désignent: Entraide des Rivières. Dans le texte des présents règlements, le féminin inclut le masculin.

1.2 Incorporation

Le présent organisme est incorporé légalement en vertu de la partie III de Loi sur les compagnies.
Chapitre C-38 Loi sur les compagnies

1.3 Siège social

Le siège social de la personne morale est établi dans l'arrondissement Les Rivières de la ville de Québec, à l'endroit désigné par le conseil d'administration.

1.4 Buts et fonctions de la personne morale

Les objets pour lesquels l'organisme, sans but lucratif, est constitué sont les suivants:

CONSTITUER EN PERSONNE MORALE LES BÉNÉVOLES ET LA CLIENTÈLE INTÉRESSÉS PAR LES OBJETS DE LA CORPORATION.

PROMOUVOIR ET FAVORISER LE RECRUTEMENT DE BÉNÉVOLES.

PROMOUVOIR ET FAVORISER LE MAINTIEN À DOMICILE AUTONOME DES PERSONNES AÎNÉES ET DES PERSONNES VIVANT UNE SITUATION SIMILAIRE.

PROMOUVOIR ET FAVORISER LA PARTICIPATION SOCIALE ET DÉMOCRATIQUE DES PERSONNES AÎNÉES ET DES PERSONNES VIVANT UNE SITUATION SIMILAIRE POUR CONTRER LEUR ISOLEMENT.

OFFRIR UN SOUTIEN MATÉRIEL ET MORAL À CES PERSONNES.

ÉTABLIR ET EXPLOITER UNE ENTREPRISE D'ÉCONOMIE SOCIALE POUR FOURNIR DES SERVICES DE TOUTE NATURE EN LIEN AVEC LES OBJETS DE LA PERSONNE MORALE.

ORGANISER ET MAINTENIR TOUTE ACTIVITÉ SOCIALE, SPORTIVE ET CULTURELLE EN LIEN AVEC LES OBJETS DE LA PERSONNE MORALE.

INTERVENIR AUPRÈS DE TOUT ORGANISME OU DE TOUT GOUVERNEMENT LOCAL, PROVINCIAL OU FÉDÉRAL AFIN DE DÉFENDRE ET DE PROMOUVOIR LES DROITS DES PERSONNES AÎNÉES ET DES PERSONNES VIVANT UNE SITUATION SIMILAIRE, EN LIEN AVEC LES OBJETS DE LA PERSONNE MORALE.

PROMOUVOIR ET FAVORISER L'ENTRAIDE, LA CONCERTATION, LA COLLABORATION ET L'AUTONOMIE.

Procédure sur les buts et fonctions de l'organisme

1.5 Mission

La mission de l'organisme est de:

Favoriser l'autonomie et le maintien à domicile des personnes aînées et des personnes vivant des situations similaires.

Procédure de vérification de la mission

1.6 Principes fondamentaux et valeurs

1.6.1 Principes

La personne morale se veut autonome dans ses orientations et sa gestion.

La démocratie, la transparence, le respect et le partage sont au cœur de ses préoccupations. Cela se reflète tant dans ses structures décisionnelles que dans son fonctionnement.

La personne morale veut agir en considérant le développement durable pour les générations à venir.

Procédure de vérification des principes

1.6.2 Valeurs

Telles que définies dans le Code d'éthique des membres et du personnel et dans le Code d'éthique et de déontologie des personnes administratrices et de la Direction générale, les valeurs sont inspirées du ressenti des membres et du personnel d'EdR, répertoriées selon le modèle des valeurs universelles de Schwartz.

Procédure de vérification des valeurs

1.7 Logo

Le conseil d'administration peut déterminer la représentation graphique du sigle ou logo de l'organisme et décider de l'utilisation qui en sera faite.
Procédure sur le logo

1.8 Sceau de la personne morale

Le conseil d'administration peut déterminer le sceau de l'organisme, le cachet qui authentifie un acte, et en préciser sa forme et sa teneur. Le cas échéant, le sceau est gardé au siège social de l'organisme ou tout autre endroit désigné par le conseil et seule une personne autorisée pourra l'apposer sur un document émanant de la personne morale.
Procédure sur le sceau

Chapitre 2 : Les effets de la personnalité juridique

2.1 Généralité

Les personnes morales sont distinctes de leurs membres. Leurs actes n'engagent qu'elles-mêmes, sauf les exceptions prévues par la loi. L'existence d'une personne morale est perpétuelle, à moins que la loi ou l'acte constitutif n'en dispose autrement.

2.2 Fonctionnement et activités

Le fonctionnement, l'administration du patrimoine et l'activité des personnes morales sont réglés par la loi, l'acte constitutif et les règlements; dans la mesure où la loi le permet, ils peuvent aussi être réglés par une convention unanime des membres.
En cas de divergence entre l'acte constitutif et les règlements, l'acte constitutif prévaut.

Procédure sur les lettres patentes

2.3 Structure décisionnelle

Les personnes morales agissent par leurs organes, tels le conseil d'administration et l'assemblée des membres. (311)
La personne morale est représentée par ses dirigeants, qui l'obligent dans la mesure des pouvoirs que la loi, l'acte constitutif ou les règlements leur confèrent. (312)

Politique sur la gouvernance

Procédure sur la gouvernance

2.4 Relation avec les membres

(art. 313, 315)
Les règlements de la personne morale établissent des rapports de nature contractuelle entre elle et ses membres. (313)
Les membres d'une personne morale sont tenus envers elle de ce qu'ils promettent d'y apporter, à moins que la loi n'en dispose autrement. (315)

Procédure d'engagement des membres

2.5 Fraude envers la personne morale

(art. 316, 317)
En cas de fraude à l'égard de la personne morale, le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, tenir les fondateurs, les personnes administratrices, les autres dirigeants ou les membres de la personne morale qui ont participé à l'acte reproché ou en ont tiré un profit personnel responsables, dans la mesure qu'il indique, du préjudice subi par la personne morale. (316)
La personnalité juridique d'une personne morale ne peut être invoquée à l'encontre d'une personne de bonne foi, dès lors qu'on invoque cette personnalité pour masquer la fraude, l'abus de droit ou une contravention à une règle intéressant l'ordre public. (317)

2.6 Obligations avant la constitution

La personne morale peut ratifier l'acte accompli pour elle avant sa constitution; elle est alors substituée à la personne qui a agi pour elle. La ratification n'opère pas novation (n'éteint pas les obligations); la personne qui a agi a, dès lors, les mêmes droits et est soumise aux mêmes obligations qu'un mandataire à l'égard de la personne morale.
Celui qui agit pour une personne morale avant qu'elle ne soit constituée est tenu des obligations ainsi contractées, à moins que le contrat ne stipule autrement et ne mentionne la possibilité que la personne morale ne soit pas constituée ou n'assume pas les obligations ainsi souscrites.

Chapitre 3 : Les membres

3.1 Définition de membres

Peuvent devenir membres toutes personnes qui répondent aux critères suivants:

Adhérer aux buts et objectifs poursuivis par l'organisme.

Correspondre aux descriptions des différentes catégories de membres.

S'engager à respecter les règlements généraux, les politiques de régie interne et le Code d'éthique des membres et du personnel.

Payer la cotisation annuelle s'il y a lieu.

Satisfaire à toutes autres conditions que peut décréter le conseil d'administration.

Procédure d'inscription des membres

3.2 Catégories de membres

3.2.1 Membre actif – membre votant

Est membre actif de l'organisme toute personne dûment inscrite et impliquée au sein de l'organisation en tant que:

Membre de la clientèle usagère

Membre bénévole

3.2.1.1 Membre de la clientèle usagère

Est membre de la clientèle usagère toute personne:

âgée d'au moins 65 ans

OU moins de 65 ans et présentant un profil aîné;

éligible à bénéficier des services prodigués par l'organisme en vertu de sa politique d'inscription;

habitant sur le territoire desservi par l'organisme;

ayant fourni les renseignements nécessaires à son inscription prévus dans la politique d'inscription;

souhaitant bénéficier des services offerts par l'organisme et participer à sa vie associative et démocratique;

dûment inscrite en vertu de la politique d'inscription de l'organisme.

3.2.1.2 Membre bénévole

Est membre bénévole toute personne:

âgée d'au moins 18 ans;

ayant dûment complété le formulaire de vérification des antécédents judiciaires et ayant reçu un avis favorable à sa participation en tant que bénévole œuvrant dans un milieu desservant une clientèle vulnérable, en vertu de la politique d'inscription;

ayant fourni les renseignements nécessaires à son inscription prévus dans la politique d'inscription;

souhaitant participer activement à la prestation des services offerts par l'organisme à sa clientèle usagère et participer à sa vie associative et démocratique;

dûment inscrite en vertu de la politique d'inscription de l'organisme.

3.2.2 Membre honoraire – membre non votant

3.2.2.1 Membre du personnel

Est membre du personnel toute personne:

ayant dûment complété le formulaire de vérification des antécédents judiciaires et ayant reçu un avis favorable à sa participation en tant que membre du personnel œuvrant dans un milieu desservant une clientèle vulnérable, en vertu de la politique d'inscription;

ayant fourni les renseignements nécessaires à son inscription prévus dans la politique d'inscription;

ayant été embauchée en vertu de la politique sur les ressources humaines;

souhaitant participer activement à la prestation des services offerts par l'organisme à sa clientèle usagère et participer à sa vie associative et démocratique;

dûment inscrite en vertu de la politique d'inscription de l'organisme.

3.2.2.2 Membre bénévole mineur

3.2.2.2 Membre bénévole mineur Est membre bénévole mineur toute personne: âgée d'au moins 14 ans; ayant fourni les renseignements nécessaires à son inscription avec permission parentale et/ou d'une personne tutrice, lesquels doivent signer le formulaire d'inscription en personne au bureau d'Entraide des Rivières; souhaitant participer activement aux tâches et à l'organisation en soutien à la mission de l'organisme et participer à sa vie associative et démocratique; dûment inscrite en vertu de la politique d'inscription de l'organisme. Amendé le 6 février 2026

3.2.2.3 Ancien membre

Est ancien membre toute personne:

qui a déjà été membre actif et qui a cessé de l'être depuis moins de cinq ans;

qui n'a pas été évincée de l'organisme en vertu de la politique sur l'inscription et/ou en vertu de l'application du Code d'éthique des membres et du personnel.

3.2.2.2 Ancien membre amendé le 6 février 2026 ⇒ 3.2.2.3 Ancien membre.

3.2.3 Membre associé – membre non votant

Est membre associé toute personne:

âgée d'au moins 18 ans;

ayant fourni les renseignements nécessaires à son inscription prévus dans la politique d'inscription;

souhaitant bénéficier des services de l'organisme dans le but de contribuer à son financement et/ou contribuer en nature à l'œuvre de l'organisme;

dûment inscrite en vertu de la politique d'inscription de l'organisme.

3.3 Principaux droits ou avantages des membres

3.3.1 Membres actifs – membres votants

Participation entière aux assemblées générales.

Élection des membres du conseil d'administration. (338)

Participation à toutes les activités de la personne morale.

Consultation des livres et registres nécessaires au fonctionnement de l'organisme. (342)

3.3.2 Membres honoraires – membres non votants

Droit de parole à l'assemblée générale annuelle.

Invitation personnelle à participer à des activités spécifiques et/ou ouvertes à toute la population.

Consultation des livres et registres nécessaires au fonctionnement de l'organisme. (342) Abrogé le 6 février 2026.

3.3.3 Membres associés – membres non votants

Droit de parole à l'assemblée générale annuelle.

Invitation personnelle à participer à des activités spécifiques et/ou ouvertes à toute la population.

Consultation des livres et registres nécessaires au fonctionnement de l'organisme. (342) Abrogé le 6 février 2026.

3.4 Cotisation annuelle et carte de membre

Chaque membre doit payer la cotisation annuelle si un règlement l'exige. Le montant de cette cotisation est fixé par le conseil d'administration. Il peut être différent selon la catégorie de membre. Lors d'une démission ou d'une exclusion, la cotisation n'est pas remboursée.

Procédure de cotisation et de carte de membre

3.5 Liste des membres

Le conseil d'administration doit préparer annuellement et maintenir à jour une liste des membres de l'organisme, dont une version imprimée sur papier destinée à la consultation.

3.5.1 Consultation au siège social

L'ensemble des membres ont droit de prendre connaissance de la liste des membres dans sa version imprimée, sous condition d'en avoir fait au préalable la demande expresse au Conseil d'administration.
La liste ne peut être reproduite ni sortie du bâtiment où elle est conservée.
Toute consultation de cette liste a lieu sous la supervision d'au moins une personne administratrice, responsable de la replacer en sécurité en son lieu de conservation.

3.5.2 Consultation en assemblée général

L'ensemble des membres ont droit de prendre connaissance de la liste des membres dans sa version imprimée, sous condition d'en avoir fait au préalable la demande expresse au Conseil d'administration ou, sur place lors de l'assemblée générale, à la présidence ou au secrétariat d'assemblée.
La liste ne peut être reproduite ni sortie du bâtiment où elle est sous la garde des personnes administratrices.
Toute consultation de cette liste a lieu sous la supervision d'au moins une personne administratrice, responsable de la replacer en sécurité en son lieu de garde sécurisée.

3.6 Démission

Tout membre de la corporation peut démissionner en tout temps en remettant un avis écrit à l'un des membres du conseil d'administration. Le membre démissionnaire ne peut, le cas échéant, réclamer en tout ou en partie la cotisation annuelle versée. En cas de démission d'une personne administratrice, voir «Chapitre 5, numéro 5.21 Démission».

Procédure de démission d'un membre

3.7 Exclusion ou suspension

Le conseil d'administration peut donner un avertissement, suspendre pour la période qu'il déterminera ou expulser définitivement un membre qui enfreint quelque disposition des présents règlements.

Il a également ce pouvoir si le membre nuit à la personne morale par ses activités, sa conduite ou ses déclarations.

Le conseil d'administration doit, au préalable, aviser par écrit toute personne pouvant être suspendue ou expulsée. Cette lettre doit mentionner les fautes reprochées, la date, l'heure et le lieu de réunion où cette question sera étudiée et le fait qu'elle aura le droit de faire valoir son point de vue et tout témoignage pertinent.

Pour expulser définitivement le membre fautif, toutes les personnes administratrices présentes lors d'une réunion du conseil d'administration doivent appuyer une résolution à cet effet.

Procédure d'exclusion et de suspension

Chapitre 4 : Les assemblées générales de membres

Procédure d'assemblée générale

4.1 Composition

L'assemblée générale se compose de l'ensemble des membres de la corporation, cependant, seuls les membres actifs en règle ont droit de vote.

4.2 Assemblée générale annuelle

(art. 345 modifié)
Le conseil d'administration convoque l'assemblée générale annuelle des membres, dans les six (6) mois suivant la fin de l'exercice financier de l'organisme à la date, l'heure et l'endroit qu'il a fixés.

Procédure d'assemblée générale annuelle

4.2.1 Sujets traités lors de l'assemblée générale annuelle

(partie qui correspond à art. 338, art. 348)
L'assemblée générale annuelle doit, entre autres, traiter des sujets suivants:

Lecture et adoption du procès-verbal de l'assemblée générale précédente.

Le rapport général des activités de l'année et celui des comités, s'il y a lieu.

L'adoption du rapport financier de l'exercice précédent.

La nomination d'un vérificateur comptable, s'il y a lieu.

La ratification des modifications faites aux règlements de l'organisme par le conseil d'administration depuis la dernière assemblée générale, dont la liste est transmise aux membres présents en toute transparence.

L'élection des membres du conseil d'administration. (338)

Les priorités de l'année à venir.

L'assemblée des membres ne peut délibérer sur d'autres questions que celles figurant à l'ordre du jour, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n'y consentent.
Cependant, lors de l'assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d'intérêt pour la personne morale ou ses membres. (348)

Procédure d'assemblée générale annuelle − ordre du jour

4.3 Assemblée générale extraordinaire

(partie de art. 352)
L'assemblée générale des membres peut tenir des réunions extraordinaires à la suite d'une résolution du conseil d'administration.
S'ils représentent 10 % des voix, des membres peuvent requérir des personnes administratrices ou de la personne secrétaire la convocation d'une assemblée extraordinaire en précisant, dans un avis écrit, les questions qui devront y être traitées. (partie de 352)
À défaut par les personnes administratrices ou la personne secrétaire d'agir dans un délai de vingt et un (21) jours à compter de la réception de l'avis, tout membre signataire de l'avis peut convoquer l'assemblée.(352)
La personne morale est tenue de rembourser aux membres les frais utiles qu'ils ont pris en charge pour tenir l'assemblée, à moins que celle-ci n'en décide autrement. (352)

Procédure d'assemblée générale extraordinaire

4.3.1 Sujets traités lors de l'assemblée générale extraordinaire

(partie qui correspond à art. 348)
Au cours d'une assemblée générale extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans l'avis de convocation peuvent être traités, à moins que tous les membres qui devaient être convoqués ne soient présents et n'y consentent.

Procédure d'assemblée générale extraordinaire − Ordre du jour

4.4 Avis de convocation

(art. 346 modifié, correspond à art. 347)
Les assemblées générales sont convoquées au moins dix (10) jours, mais pas plus de quarante-cinq (45) jours, avant la tenue de cette réunion. Les membres reçoivent un avis écrit en main propre, par la poste ou par courrier électronique. Tout avis de convocation d'une assemblée générale doit mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. (346)

4.4.1 Avis de convocation d'une assemblée générale annuelle

L'avis de convocation d'une assemblée générale annuelle doit comporter l'ordre du jour accompagné du bilan, de l'état des résultats de l'exercice écoulé et d'un état des dettes et créances. (347).
On suggère de remettre le texte de tout projet d'amendement aux présents règlements avec l'avis de convocation afin de mieux informer les membres.
L'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle doit paraître dans l'un des médias locaux.

4.4.2 Avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire

L'avis de convocation d'une assemblée générale extraordinaire doit indiquer dans l'ordre du jour le ou les sujets qui seront traités lors d'une telle assemblée.
On suggère de remettre le texte de tout projet d'amendement aux présents règlements avec l'avis de convocation afin de mieux informer les membres.

4.4.3 Irrégularités affectant l 'avis de convocation

L'assemblée générale annuelle ou extraordinaire est considérée valide même s'il y a des irrégularités affectant l'avis de convocation dans les cas suivants:

Changement d'adresse postale ou d'adresse de courrier électronique d'un membre alors que cette personne n'a pas avisé l'organisme.

Non-réception de l'avis de convocation à cause de problèmes reliés au service postal.

4.4.4 Renonciation à l'avis de convocation

(partie qui correspond à art. 353)
Les membres qui n'ont pas reçu l'avis de convocation peuvent y renoncer afin de permettre qu'une assemblée soit valide. Cependant, leur seule présence équivaut à une renonciation à l'avis de convocation, à moins qu'ils ne soient là pour contester la régularité de la convocation.

4.5 Quorum

(quorum inférieur à art 349)
Le quorum aux réunions de l'assemblée générale annuelle et des assemblées générales extraordinaires se compose de 15 % des membres actifs en règle. Le quorum obtenu en début d'assemblée est suffisant pour poursuivre la rencontre.

Procédure d'assemblée générale − Quorum

4.6 Compétences

(partie qui correspond aux art. 335 et 338)
L'assemblée générale des membres a les rôles et les pouvoirs suivants:

Recevoir et adopter les procès-verbaux des assemblées générales.

Recevoir et approuver les rapports du conseil d'administration et de tout autre comité.

Recevoir et adopter les rapports financiers annuels.

Nommer un vérificateur comptable, s'il y a lieu. (Voir 10.8 Vérification comptable)

Ratifier c'est-à-dire confirmer ce qui a été fait et reconnaître la validité des modifications faites aux règlements de la corporation par le conseil d'administration depuis la dernière assemblée générale, s'il y a lieu. (335)

Élire les membres du conseil d'administration. (338)

Recevoir et adopter les priorités de l'année.

Amender la constitution de la personne morale en conformité avec la loi régissant les corporations. (Voir Chapitre 12 Amendement à la constitution)

Procédure d'assemblée générale

4.7 Vote

(correspond à art. 351, partie qui correspond aux art. 335 et 356, et 21 et 37 de la Loi sur les compagnies)
Seuls les membres actifs en règle ont le droit de vote.
L'assentiment des membres est requis aux deux tiers (2/3) des voix pour toute décision impliquant:

La ratification des règlements généraux (335)

Une modification des lettres patentes (21 et 37)

La dissolution de la personne morale (356)

Pour toute autre question, les décisions sont prises à la majorité simple (50 % + 1). Le vote des membres se fait à main levée sauf pour les élections lors de l'assemblée générale annuelle.
Sur demande d'un membre, tout vote peut se faire au scrutin secret. (351)

Procédure d'assemblée générale − Vote

4.8 Mandat de représentation

(art 350)
Un membre peut se faire représenter à une assemblée s'il donne un mandat écrit à cet effet. (350)
Une personne ne peut représenter qu'un seul membre.
Le mandat devra être remis à la personne présidente d'assemblée au début de la réunion. Un mandat de représentation ne peut être utilisé pour devenir membre du conseil d'administration.

Procédure d'assemblée générale − mandat de représentation

4.9 Ajournement

Les réunions de l'assemblée générale peuvent être ajournées sur résolution adoptée par la majorité des membres actifs présents.

Chapitre 5 : Le conseil d'administration

5.1 Nombre et composition

(clause des lettres patentes, art. 83 de la Loi sur les compagnies)
Le conseil d'administration de l'organisme se compose de cinq (5) personnes administratrices; ce nombre peut être modifié conformément à l'article 87 de la Loi sur les compagnies.
Les affaires de la personne morale sont administrées par un conseil d'administration composé d'au moins trois (3) membres. (83)

5.2 Conditions d'éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible à un poste au conseil d'administration.

5.3 Procédure d'élection

(partie qui correspond à art 335 et 339, partie des art. 338 et 340)
Pour l'élection des membres du conseil d'administration, les membres de l'assemblée générale annuelle procèdent de la façon suivante:

Préalable

L'assemblée générale nomme une personne présidente et une personne secrétaire d'élection.

Ces personnes ne sont pas éligibles à un poste au conseil d'administration.

Ouverture

La personne présidente d'élection nomme les membres sortants, lesquels sont rééligibles pour un nouveau mandat. (339)

La personne présidente rappelle à l'assemblée qu'il n'y a que les membres actifs en règle, ou leurs représentants dûment mandatés, qui peuvent participer à la période d'élection.

Seuls les membres actifs en règle et présents à l'assemblée peuvent être mis en nomination.

Ouverture des mises en nomination

La personne présidente annonce l'ouverture des mises en nomination.

Une résolution doit être prise à ce sujet. Cette proposition doit être dûment appuyée.

L'assemblée peut mettre en nomination autant de candidats qu'elle le désire.

Il n'est pas nécessaire d'être appuyé pour proposer un membre éligible.

Fermeture des mises en nomination

La personne présidente d'élection annonce la fermeture des mises en nomination.

Une résolution doit être prise à ce sujet. Cette proposition doit être dûment appuyée et non contestée.

Mise en candidature

La personne présidente demande aux personnes nommées, en commençant par la dernière, si elles acceptent de se porter candidat.

Nul ne peut être désigné comme personne administratrice s'il n'y consent expressément. (338)

Procédure d'assemblée générale − élection du conseil d'administration

6. Élection

Si le nombre de membres candidats est égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir, la personne présidente déclare les membres candidats élus par acclamation.

Les personnes administratrices élues ont la responsabilité de combler les vacances au sein du conseil d'administration. (340)

S'il y a plus de membres candidats que de sièges vacants, on doit procéder au vote.

L'élection a lieu au scrutin secret sur un ou des bulletins de vote préparés à cette fin et distribués à chaque membre actif présent ou son mandataire.

Chaque électeur doit inscrire autant de membres candidats qu'il y a de sièges vacants.

Les bulletins de vote sont recueillis. La personne présidente et la personne secrétaire d'élection en font le décompte. Le nombre de votes obtenus par chaque membre candidat n'est pas public.

Les membres candidats qui obtiennent le plus de voix au premier tour de scrutin sont élus, et ce, jusqu'à concurrence du nombre de personnes administratrices requis.

En cas d'égalité des voix pour le dernier siège à pourvoir, on fait un deuxième tour de scrutin.

Si des postes restent vacants, les membres candidats défaits sont automatiquement ajoutés.

S'il y a plus de membres candidats que de sièges à pourvoir, on doit effectuer un autre vote.

Fermeture

La personne présidente nomme les personnes élues au conseil d'administration et déclare la période d'élection terminée.

La personne présidente et la personne secrétaire signent le rapport d'élection.

Nomination des dirigeants

Après leur élection ou après l'assemblée générale annuelle, toutes les personnes administratrices se réunissent. Elles nomment les personnes dirigeantes de la personne morale.(335)

5.4 Durée du mandat

(durée plus longue et procédure différente à art. 339, droits accordés par art. 91.2-c Loi sur les compagnies)
Le mandat des membres du conseil d'administration est d'environ deux (2) ans. Les membres restent en fonction pour la période couvrant deux (2) assemblées générales annuelles. Ces personnes sont rééligibles pour des mandats subséquents. (339 et 91.2-c)

Procédure du conseil d'administration − Mandat

5.5 Obligations des personnes administratrices

(art. 321 à 326, partie de art. 327, art. 328 à 330, art. 95 de la Loi sur les compagnies)

La personne administratrice est considérée comme mandataire de la personne morale. Elle doit, dans l'exercice de ses fonctions, respecter les obligations que la loi, l'acte constitutif et les règlements lui imposent et agir dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. (321)

La personne administratrice doit agir avec prudence et diligence. Elle doit aussi agir avec honnêteté et loyauté dans l'intérêt de la personne morale. (322)

La personne administratrice ne peut confondre les biens de la personne morale avec les siens; elle ne peut utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de la personne morale ou l'information qu'elle obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'elle ne soit autorisée à le faire par les membres de la personne morale. (323)

La personne morale ne peut faire de prêt à aucun de ses membres; et si quelque prêt semblable se fait, toute personne administratrice et autre personne dirigeante de la personne morale qui l'ont effectué ou qui, de quelque manière que ce soit, y ont consenti, sont solidairement responsables envers la personne morale et ses créanciers de la somme prêtée et de l'intérêt. (95)

La personne administratrice doit éviter de se placer dans une situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations de personne administratrice. (324)

Elle doit dénoncer à la personne morale tout intérêt qu'elle a dans une entreprise ou une association susceptible de la placer en situation de conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'elle peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur. Cette dénonciation d'intérêt est consignée au procès-verbal des délibérations du conseil d'administration ou à ce qui en tient lieu. (324)

Toute personne administratrice peut, même dans l'exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens qu'elle administre ou contracte avec la personne morale. (325)

Elle doit signaler aussitôt le fait à la personne morale, en indiquant la nature et la valeur des droits qu'elle acquiert, et demander que le fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d'administration ou à ce qui en tient lieu. Elle doit, sauf nécessité, s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. La présente règle ne s'applique pas, toutefois, aux questions qui concernent le remboursement des dépenses de la personne administratrice ou ses conditions d'œuvre bénévole. (partie de 325)

Lorsque la personne administratrice de la personne morale omet de dénoncer correctement et sans délai une acquisition ou un contrat, le tribunal, à la demande de la personne morale ou d'un membre, peut, entre autres mesures, annuler l'acte ou ordonner à la personne administratrice de rendre compte et de remettre à la personne morale le profit réalisé ou l'avantage reçu. L'action doit être intentée dans l'année qui suit la connaissance de l'acquisition ou du contrat. (326)

Sont inhabiles à être personnes administratrices les mineurs, les majeurs en tutelle ou en curatelle, les faillis et les personnes à qui le tribunal interdit l'exercice de cette fonction. (327) Les actes des personnes administratrices ou des autres dirigeants ne peuvent être annulés pour le seul motif que ces dernières étaient inhabiles ou que leur désignation était irrégulière. (328)

Le tribunal peut, à la demande de tout intéressé, interdire l'exercice de la fonction de personne administratrice d'une personne morale à toute personne trouvée coupable d'un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté, dans une matière reliée aux personnes morales, ainsi qu'à toute personne qui, de façon répétée, enfreint les lois relatives aux personnes morales ou manque à ses obligations de personne administratrice. (329)

L'interdiction ne peut excéder cinq ans à compter du dernier acte reproché. Le tribunal peut, à la demande de la personne concernée, lever l'interdiction aux conditions qu'il juge appropriées (330).

Procédure du conseil d'administration − Obligations des personnes administratrices

5.6 Compétences

(partie qui correspond aux art. 312, 335, 340, 342, 343 et 345)
Le conseil d'administration gère les affaires de l'organisme. (335) Il pose tous les actes, autres que ceux réservés aux membres, que la personne morale est autorisée à poser conformément à la loi, à ses lettres patentes et à ses règlements. (312) Il définit les moyens à prendre pour réaliser les orientations de l'organisme. Notamment, le conseil:

Prépare et soumet pour approbation à l'assemblée générale annuelle les priorités d'action en respectant les orientations de la personne morale.

Prépare et dépose le rapport général des activités de l'année et celui des comités, s'il y a lieu, ainsi que le rapport financier à l'assemblée générale annuelle.

Convoque et planifie les assemblées des membres. (345)

Nomme parmi ses membres les personnes dirigeantes de l'organisme. (335)

Comble les vacances au sein du conseil d'administration. (340)

Tient à jour une liste des membres ainsi que les livres et tout autre registre nécessaire au bon fonctionnement de la personne morale. (342)

Peut désigner une personne pour tenir les livres et registres de la personne morale. (343)

Forme des comités et des postes de responsables de ces comités, et peut déléguer aux personnes titulaires de ces postes et à ces comités l'exercice de certains de ses pouvoirs. (335):

comité d'audit,

comité de gouvernance et de déontologie et comité des ressources humaines,

d'autres comités permanents, ad hoc ou opérationnels. [amendement proposé: 30 mars 2026]

Participe aux réunions de ces comités, s'il le désire, et doit être avisé de toutes ces réunions.

Reçoit les recommandations des comités, juge de l'opportunité de celles-ci et, au besoin, les applique.

Détermine les politiques administratives de l'organisme et les exécute.

Fixe les taux de cotisation annuelle et détermine les obligations et les avantages associés aux différentes catégories de membres.

Détermine l'institution financière avec laquelle le conseil d'administration fera affaire. Il adopte par résolution l'ouverture et la fermeture des comptes bancaires.

Mandate parmi ses membres deux (2) signataires et un substitut pour signer les chèques et les effets bancaires.

Voit au financement de la personne morale.

Embauche et assume la gestion de sa Direction générale.

Représente la personne morale au sein des mécanismes de concertation, auprès du gouvernement, des médias, de tout organisme et du public en général. (312)

Nomme les personnes porte-paroles officielles de la personne morale.

Établit des mécanismes d'évaluation en vertu de normes et d'usages reconnus dans le milieu humanitaire et selon les cadres et lois auxquels l'entreprise est soumise.

Adopte et voit à ce que les règlements soient appliqués, sauf à les faire ratifier par les membres à l'assemblée suivante. (335)

Procédure du conseil d'administration − Compétences

5.7 Réunions du conseil d'administration

Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire pour assurer la bonne marche de la personne morale. Il doit aussi se rencontrer avant chaque assemblée générale annuelle ou extraordinaire afin de préparer ces réunions.

Procédure du conseil d'administration − Réunions

5.8 Réunions extraordinaires du conseil d'administration

Des réunions extraordinaires du conseil d'administration peuvent être convoquées à la demande de trois (3) personnes administratrices.
Au cours d'une assemblée extraordinaire, seuls les sujets mentionnés dans l'avis de convocation peuvent être traités, sauf si tous les membres du conseil d'administration sont présents et y consentent.

Procédure du conseil d'administration − Réunions extraordinaires

5.9 Moyens de communication pour les réunions

(art. 344, correspond à art. 89.2 Loi des compagnies)
Les personnes administratrices peuvent, si toutes sont d'accord, participer à une réunion du conseil d'administration à l'aide de moyens permettant à tous les personnes participantes de communiquer immédiatement entre elles, (344) notamment par téléphone et par Internet. Elles sont alors réputées avoir assisté à l'assemblée. (89.2)

Procédure du conseil d'administration − Moyens de communications

5.10 Avis de convocation

Les réunions régulières et extraordinaires du conseil d'administration sont convoquées par un avis verbal ou écrit indiquant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour. (partie de art. 354)
Sauf exception, un délai minimal de deux (2) semaines doit être accordé pour fixer la date de l'assemblée et de deux (2) jours pour déterminer l'ordre du jour.
Dans des situations particulières ou urgentes, le conseil d'administration peut prendre des décisions sans avoir respecté les règles liées à l'avis de convocation.
Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil d'administration. Un exemplaire de ces résolutions sera conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu. (354)

Procédure du conseil d'administration − Avis de convocation

5.10.1 Renonciation à l'avis de convocation (partie de art. 353)

Les personnes administratrices peuvent renoncer à l'avis de convocation à une réunion du conseil d'administration. Leur seule présence équivaut à une renonciation à l'avis de convocation, à moins qu'elles ne soient là pour contester la régularité de la convocation.

5.11 Lieu des réunions

Les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège social de la personne morale ou à tout autre endroit déterminé à l'avance par le conseil.

5.12 Quorum

Le quorum des réunions du conseil d'administration est de la moitié plus un.

5.13 Partage des tâches

Les membres du conseil d'administration se partagent les tâches sur une base équitable et fixent la procédure de leur réunion.

Procédure du conseil d'administration − Partage des tâches

5.14 Demande des membres

Tout membre en règle peut présenter une demande verbale ou écrite auprès du conseil d'administration. S'il le désire, ce membre peut venir l'expliquer lors de l'assemblée du conseil.

Procédure du conseil d'administration − Présentation d'une demande d'un membre

5.15 Personne observatrice

Tout membre en règle peut assister aux réunions du conseil d'administration à titre de personne observatrice.

Procédure du conseil d'administration − Personne observatrice

5.16 Huis clos

Le huis clos est effectif sur une proposition d'un membre du conseil d'administration.

Procédure du conseil d'administration − Huis clos

5.17 Prise de décision ou vote (consensus et pourcentage plus élevé pour le vote que art. 336)

Le fonctionnement retenu par le conseil d'administration privilégie des prises de décisions par consensus où chacun des membres du conseil peut exprimer librement son point de vue. Lorsque chacun est d'accord avec la décision ou prêt à se rallier, la décision est prise. Les communications sont favorisées puisque le processus est aussi important que le résultat.
Cependant, le vote peut être demandé lorsque aucun consensus n'a pu être obtenu après des efforts soutenus pour en arriver à une position commune. Lorsqu'un vote est demandé, la décision se prend aux deux tiers (2/3) des voix. (336)
Chaque membre du conseil d'administration a droit à un vote et doit le donner personnellement.
Le vote se fait à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit requis par un membre. Toute personne administratrice qui le désire peut faire consigner au procès-verbal sa dissidence ou son abstention.

Procédure du conseil d'administration − Prise de décision, consensus et vote

5.17.1 Validité de certaines résolutions (partie de art. 354)

Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil d'administration. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu.

Procédure du conseil d'administration − Résolutions

5.17.2 Responsabilités au sujet des décisions (art. 337)

Toute personne administratrice est responsable, avec ses co-administratrices, des décisions du conseil d'administration, à moins qu'elle n'ait fait consigner sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu. Toutefois, une personne administratrice absente à une réunion du conseil est présumée ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion.

Procédure du conseil d'administration − Dissidence

5.17.3 Opposition systématique de certaines personnes administratrices (art. 341)

Si, en cas d'empêchement ou par suite de l'opposition systématique de certaines personnes administratrices, le conseil d'administration ne peut plus agir selon la règle de la majorité ou selon une autre proportion prévue, les autres peuvent agir seules pour les actes conservatoires; elles peuvent aussi agir seules pour des actes qui demandent célérité, si elles y sont autorisées par le tribunal.
Lorsque la situation persiste et que l'administration s'en trouve sérieusement entravée, le tribunal peut, à la demande d'une personne intéressée, dispenser les personnes administratrices d'agir suivant la proportion prévue, diviser leurs fonctions, accorder une voix prépondérante à l'une d'elles ou rendre toute ordonnance qu'il estime appropriée suivant les circonstances.

Procédure du conseil d'administration − Opposition systématique

5.18 Conflit d'intérêts (art. 323 à 326)

Se reporter aux articles du Code civil du Québec recopiés dans ce même chapitre au numéro 5.5 Obligations des personnes administratrices.

5.19 Ajournement

Les réunions du conseil d'administration peuvent être ajournées sur une résolution adoptée par la majorité des membres présents.

5.20 Vacance (art. 340)

Les personnes administratrices comblent les vacances au sein du conseil. Ces vacances ne les empêchent pas d'agir; si leur nombre est devenu inférieur au quorum, celles qui restent peuvent valablement convoquer les membres. (340)
S'il se produit une (1) à trois (3) vacances au cours de l'année, les autres membres du conseil d'administration peuvent se partager les tâches et les responsabilités jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. S'il s'agit d'une vacance comme personne dirigeante, voir la procédure décrite au Chapitre 6, numéro 6.6 Vacance aux postes de dirigeants.

Procédure du conseil d'administration − Vacance

5.21 Démission

Tout membre du conseil peut démissionner en adressant un avis écrit au conseil d'administration. Une telle démission ne prendra effet qu'au moment de son acceptation par le conseil d'administration ou à toute autre date convenue entre le conseil et le membre démissionnaire. Une personne administratrice qui cesse d'occuper sa fonction doit remettre tous les documents et autres biens de l'organisme qu'elle a en sa possession.

Procédure du conseil d'administration − Démission

5.22 Destitution (droits accordés par art. 91.2-d de la Loi sur les compagnies)

5.22.1 Destitution par résolution du conseil d'administration

Par une résolution du conseil d'administration, tout membre du conseil d'administration peut être démis de ses fonctions pour les motifs suivants:

Le défaut de se conformer aux règlements généraux.

Le non-respect des obligations des personnes administratrices.

Le fait de poser un geste ou d'exprimer des propos contraires aux objectifs de la personne morale ou incompatibles avec ceux-ci, ou néfastes aux activités ou à la réputation de l'organisme ou de ses membres.

Le fait de s'absenter d'au moins trois (3) réunions consécutives du conseil sans raison valable signifiée verbalement ou par écrit. Cette personne recevra un avertissement qui sera voté au procès-verbal après la deuxième absence.

Une personne administratrice passible de destitution devra recevoir un avis écrit spécifiant les fautes reprochées, la date, l'heure et le lieu de réunion où cette question sera étudiée et le fait qu'elle aura le droit de faire valoir son point de vue et tout témoignage pertinent.
Une personne administratrice qui cesse d'occuper sa fonction doit remettre tous les documents et autres biens de l'organisme qu'elle a en sa possession.

Procédure du conseil d'administration − Destitution

5.22.2 Destitution à la demande des membres actifs

Tel que stipulé dans les lettres patentes de l'entreprise: «Les membres peuvent, lors d'une assemblée générale extraordinaire, destituer une personne administratrice de la personne morale. L'avis de convocation de l'assemblée générale extraordinaire doit mentionner qu'une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu'on lui reproche.» tel que décrit à l'article 5.22.1 du présent chapitre.

Procédure d'assemblée générale extraordinaire − Destitution à la demande d'un membre

5.23 Rémunération (partie qui correspond à art. 91.2-c de la Loi sur les compagnies)

Les personnes administratrices de la personne morale peuvent en administrer les affaires et passer, en son nom, des règlements sur leur rétribution et si elles doivent en recevoir une. (91.2-c)
Un membre du conseil d'administration ne reçoit aucune rémunération à ce titre, mais il a le droit d'être remboursé pour les frais encourus dans l'exercice de ses fonctions, selon les normes et politiques établies par le conseil d'administration.

Procédure du conseil d'administration − Remboursement et dépenses

Chapitre 6 : Les personnes dirigeantes

6.1 Composition (partie des art. 312 et 335)

Le Code civil du Québec mentionne que le conseil d'administration gère les affaires de la personne morale et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin; il peut créer des postes de direction et d'autres organes. (335) La personne morale est représentée par ses personnes dirigeantes. (312)

L'organisme compte au moins deux (2) ou trois (3) postes de personnes dirigeantes, soit une personne présidente et une personne secrétaire-trésorière. Ce dernier poste pouvant être partagé entre deux membres du conseil d'administration qui occuperont alors les postes de personne secrétaire et de personne trésorière.

Pour faciliter le travail du conseil et partager les tâches sur une base équitable, le conseil d'administration peut créer un poste de vice-président et d'autres postes, s'il le désire.

6.2 Présidence

Anime les réunions du conseil d'administration ou confie cette tâche à une autre personne.

Effectue les représentations officielles qui nécessitent la présence de la présidence ou délègue ce rôle à une personne porte-parole, généralement la vice-présidence.

Signe tous documents officiels qui nécessitent la signature de la présidence.

Délègue ses tâches à la vice-présidence.

Procédure du conseil d'administration − Présidence

6.3 Vice-présidence

En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la présidence, la vice-présidence la remplace. Elle possède alors tous les pouvoirs de la présidence et en assume toutes les obligations.

Assiste la présidence dans ses tâches.

Procédure du conseil d'administration − Vice-présidence

6.4 Secrétariat-trésorerie (partie qui correspond aux art. 342 et 343)

6.4.1 Secrétariat

La personne secrétaire:

S'assure que la liste des membres est tenue à jour.

S'assure que les procès-verbaux sont produits, signés et approuvés.

Signe les procès-verbaux.

Voit à ce que les lettres et les autres documents de l'organisme soient produits.

Procédure du conseil d'administration − Secrétaire

6.4.2 Trésorerie

La personne trésorière:

S'assure que les livres et registres comptables sont tenus.

S'assure que les rapports financiers sont produits, signés et approuvés.

Signe les chèques et les effets bancaires avec les autres membres désignés.

Participe à l'élaboration du plan de financement.

Procédure du conseil d'administration − Trésorerie

6.5 Délégation de pouvoir

En cas d'absence ou d'incapacité d'agir d'une personne dirigeante de la personne morale ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d'administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de cette personne dirigeante à un autre personne administratrice alors en fonction.

Procédure du conseil d'administration − Délégation de pouvoir
Procédure de matrice d'autorité (de délégation)

6.6 Vacance aux postes de dirigeants (partie qui correspond à art. 335)

Si le poste d'une personne dirigeante de l'organisme devient vacant à la suite du décès, de la démission, de la destitution de ce membre du conseil ou pour toute autre cause valable, par résolution, le conseil d'administration peut élire ou nommer (335) un autre membre du conseil d'administration pour remplir cette vacance. La personne dirigeante nommée restera en fonction pour la durée non écoulée du terme.

Procédure du conseil d'administration − Cooptation

Chapitre 7 : Les comités

7.1 Généralité (partie qui correspond à art. 335)

Le conseil d'administration peut former des comités et des postes de responsables de ces comités et peut déléguer aux personnes titulaires de ces postes et à ces comités l'exercice de certains de ses pouvoirs en vertu de la matrice de délégation de pouvoirs et des lois et règlements applicables.

Procédure du conseil d'administration − Comités; Procédure de matrice d'autorité (de délégation)

7.2 Catégories de comités

Le conseil d'administration peut constituer, par résolution, tout comité permanent ou temporaire dont il a besoin pour une meilleure réalisation des objectifs de l'organisme.

Proposition d'amendement le 18 mars 2026: ajout d'un paragraphe: La Direction générale peut constituer tout comité permanent ou temporaire dont elle a besoin pour une meilleure réalisation des objectifs de l'organisme. Les catégories de comités sont: Comités permanents Comités ad hoc Comités opérationnels Comités de membres

7.3 Composition

Les comités permanents sont composés de membres actifs en règle et d'au moins un membre du conseil d'administration.
Les comités temporaires sont composés de membres en règle et préférablement d'au moins un membre du conseil d'administration.
Sur demande et par résolution du conseil d'administration, les comités peuvent s'adjoindre les services de personnes-ressources.

Proposition d'amendement le 18 mars 2026: modification et ajout de paragraphes: Les comités permanents sont composés de membres actifs en règle. 7.3.1 Composition du Comité d'audit Le Comité d'audit est composé de membres en règle; aucun membre du Conseil d'administration ni de la Direction générale ne peut y siéger, afin de garantir son indépendance et sa conformité aux normes reconnues de contrôle interne. 7.3.2 Composition du Comité de gouvernance, d'éthique et des ressources humaines Le Comité de gouvernance, d'éthique et des ressources humaines est composé de membres en règle; aucun membre du Conseil d'administration ni de la Direction générale ne peut y siéger, afin de garantir son indépendance et sa conformité aux normes reconnues de contrôle interne. 7.3.3 Composition de comités permanents Les comités permanents additionnels sont composés de membres en règle et d'au moins une personne administratrice.

7.4 Obligations des comités

(partie qui correspond à art. 323)

Respecter les objectifs pour lesquels il a été créé.

S'en tenir aux pouvoirs qui lui ont été accordés.

Informer le conseil d'administration de la date et du lieu de ses réunions.

Rédiger les comptes rendus de ses réunions.

Préparer et présenter ses travaux et ses recommandations au conseil d'administration.

Rédiger un rapport qui sera soumis à l'assemblée générale annuelle.

Ne pas utiliser, à son profit ou au profit d'un tiers, les biens de la personne morale ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit autorisé à le faire par le conseil d'administration. (323)

Répondre dans la mesure de ses capacités à toute autre obligation que le conseil d'administration exigera.

Les informations, les travaux et les biens des comités appartiennent à l'organisme.

Procédure du conseil d'administration − Obligations des comités

7.5 Mode de fonctionnement

Le ou les responsables d'un comité établissent le mode de fonctionnement, à moins d'autres dispositions exigées par le conseil d'administration.

Procédure du conseil d'administration − Fonctionnement des comités

Chapitre 8 : Les personnes employées

8.1 Généralité

Le conseil d'administration embauche, par résolution, la direction générale qui assume la gestion des membres du personnel. Il forme un comité d'embauche et établit la procédure à suivre.
Procédure du conseil d'administration − Embauche de la direction générale
Procédure de la direction générale − Comité d'embauche
Procédure de la direction générale − Gestion des membres du personnel

8.2 Comité d'embauche

Le comité d'embauche est composé d'au moins un membre du conseil d'administration. Au besoin et par résolution du conseil d'administration, il peut s'adjoindre les services d'une personne ressource.

8.3 Obligations du comité d'embauche

Le comité d'embauche doit respecter les obligations décrites au « Chapitre 7, numéro 7.4 Obligations des comités » ci-dessus.

8.4 Tâches du comité d'embauche

Selon la procédure établie par le conseil d'administration:

Préparer et soumettre une proposition de description du ou des postes à combler.

Préparer et soumettre l'offre d'emploi.

Recevoir et étudier les curriculum vitae.

Sélectionner et rencontrer les candidats en entrevue.

Soumettre une recommandation au conseil d'administration.

Chapitre 9 : Les livres et les registres de l'organisme

9.1 Généralité (correspond à art. 342)

Le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale. Ces documents sont tenus au siège social de l'organisme ou tout autre endroit désigné par le conseil d'administration.
Ces documents sont la propriété de la personne morale et les membres y ont accès.

Procédure du conseil d'administration − Tenue des registres
Procédure du conseil d'administration − Accès aux registres

9.2 Principaux documents

Lettres patentes

Règlements généraux

Liste des membres et des personnes administratrices

Procès-verbaux

Registres comptables

9.3 Validité (art. 343, 354)

Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habiles à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d'une réunion du conseil d'administration, d'une assemblée des membres ou d'une séance d'un autre organe. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations ou ce qui en tient lieu. (354)

Le conseil d'administration peut désigner une personne pour tenir les livres et registres de la personne morale. Cette personne peut délivrer des copies des documents dont elle est dépositaire; jusqu'à preuve du contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur. (343)

Procédure du conseil d'administration − Résolutions

9.4 Durée de conservation des documents

Les procès-verbaux depuis le début des activités de l'organisme sont habituellement conservés dans le but de préserver l'histoire de la personne morale.

Les pièces justificatives reliées aux finances de l'organisme doivent être conservées au moins cinq (5) ans.

Procédure du conseil d'administration − Conservation des documents

9.5 Signatures

La personne présidente signe tous documents officiels qui nécessitent la signature de la présidence.

La personne vice-présidente signe tous documents officiels qui nécessitent la signature de la présidence, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la personne présidente.

La personne secrétaire signe les procès-verbaux.

La personne trésorière signe les chèques et les effets bancaires avec les autres membres désignés.

Deux (2) membres du conseil d'administration, dont un signataire et un substitut, signent les chèques et les effets bancaires avec la personne trésorière.

Le conseil d'administration désigne parmi ses membres les différents signataires.

Procédure du conseil d'administration − Signatures

9.6 Consigne en fin de mandat

Les personnes administratrices en fin de mandat remettent tous les documents appartenant à la personne morale.

Procédure du conseil d'administration − Fin de mandat

Chapitre 10 : Les dispositions financières

10.1 Exercice financier

L'exercice financier de la personne morale se termine le 31 mars de chaque année ou à toute autre date que le conseil d'administration détermine.

Procédure du conseil d'administration − Exercice financier

10.2 Institution financière

Le conseil d'administration détermine l'institution financière avec laquelle il fera affaire. Cette institution doit être située dans la ville de Québec. Il adopte par résolution l'ouverture et la fermeture des comptes bancaires.

10.3 Livres et comptabilité (art. 342 modifié)

Le conseil d'administration fait tenir, par la personne secrétaire-trésorière ou la personne trésorière de l'organisme ou sous sa responsabilité, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels sont inscrits tous les fonds reçus, les déboursés, les dettes et obligations de la personne morale, tous les biens détenus et toutes les autres transactions financières de l'organisme.
Ce ou ces livres sont tenus au siège social de l'organisme ou tout autre endroit désigné par le conseil d'administration. La tenue de la comptabilité peut être informatisée.

Procédure de tenue de livres

10.4 Effets bancaires

Le conseil d'administration mandate parmi ses membres deux (2) signataires, dont la personne trésorière, et un membre substitut pour signer les chèques et les effets bancaires. Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la personne morale sont alors signés par la personne trésorière et un autre membre du conseil.

Procédure du conseil d'administration − Effets bancaires

10.5 Contrats

Les sommes engagées, par contrat ou autre document requérant la signature de la personne morale, sont au préalable approuvées lors de l'adoption des prévisions budgétaires par le conseil d'administration. Les personnes désignées par résolution du conseil signent les contrats, baux, conventions et tout autre document autorisés par le conseil d'administration.

Procédure du conseil d'administration − Contrats

10.6 Interdiction de prêt aux membres (art. 95 de la Loi sur les compagnies)

La personne morale ne peut faire de prêt à aucun de ses membres; et si quelque prêt semblable se fait, toutes personnes administratrices et autres personnes dirigeantes de la personne morale qui l'ont effectué ou qui, de quelque manière que ce soit, y ont consenti, sont solidairement responsables envers la personne morale et ses créanciers de la somme prêtée et de l'intérêt. (95)

Procédure sur l'interdiction de prêt aux membres

10.7 Emprunt (clause des lettres patentes; Loi sur les compagnies art. 77, 224)

Le conseil d'administration peut, lorsqu'il le juge opportun:

faire des emprunts de deniers sur le crédit de la personne morale;

émettre des obligations ou autres valeurs de la personne morale et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables;

hypothéquer les immeubles et les meubles ou autrement frapper d'une charge quelconque les biens meubles de la personne morale.

Procédure du conseil d'administration − Emprunt

10.8 Vérification comptable

(correspond à art. 113.3 et non applicable selon art. 224 de la Loi sur les compagnies)

Si l'organisme en a l'obligation par ses bailleurs de fonds, le vérificateur comptable des états financiers de la personne morale est nommé à l'assemblée générale annuelle.

Aucune personne administratrice ou dirigeante de l'organisme ne peut être nommée vérificatrice des comptes de la personne morale. (113.3)

Procédure du conseil d'administration − Vérification comptable

10.9 Utilisation des ressources financières

L'organisme est une personne morale sans but lucratif et toutes les ressources financières de l'organisme sont consacrées à la réalisation des objets pour lesquels il a été créé. Ces objets sont décrits dans ses lettres patentes et au Chapitre 1, numéro 1.4 Buts et fonctions de la personne morale des présents règlements généraux.

Procédure sur l'utilisation des ressources financières

Chapitre 11 : La modification ou l'abrogation des règlements

11.1 Généralité (partie de art. 335)

Le conseil d'administration adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l'assemblée générale qui suit.

Procédure du conseil d'administration − Règlements généraux

11.2 Procédure habituelle

Les présents règlements peuvent être modifiés ou révoqués par résolution du conseil d'administration, ratifiés par les deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents à l'assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale extraordinaire.

On suggère de remettre le texte de tout projet d'amendement aux présents règlements avec l'avis de convocation afin de mieux informer les membres.

11.3 Règlements qui ne peuvent être modifiés ou abrogés

En vertu de l'article 8 de la Loi sur les compagnies, une exception doit être soulignée. Les sujets suivants ne peuvent être révoqués ou modifiés par règlement, car ils sont insérés dans les lettres patentes:

1.4 Buts et fonctions de la personne morale », y compris la clause, chapitre 1.

5.1 Nombre et composition, clause, premier paragraphe, chapitre 5.

10.7 Emprunt, clause, chapitre 10.

13.5 Liquidation, numéro 1, deuxième paragraphe, clause.

Si une modification est souhaitée, on doit faire un changement aux dispositions incluses dans les lettres patentes. Voir Chapitre 12, 12.2 Changement, augmentation ou diminution des pouvoirs.

11.4 Projet d'amendement proposé par les membres

Tout projet d'amendement ne provenant pas du conseil d'administration doit, cependant, lui être soumis par écrit à la demande d'au moins trois (3) membres actifs.

Un projet de changement aux règlements généraux peut être présenté en tout temps. Cependant, il est souhaitable de le déposer au plus tard à la fin du mois de mai. Cela donne au conseil d'administration le temps de l'étudier et de l'ajouter à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle et permet d'éviter des frais additionnels pour la tenue d'une assemblée générale extraordinaire ainsi que le déplacement des membres.

C'est au conseil d'administration de décider de la pertinence du projet de modification ou d'abrogation des règlements généraux. Néanmoins, si le projet n'est pas accepté, un groupe composé de 10 % des membres actifs en règle peut demander que ce sujet soit étudié lors d'une assemblée générale des membres tel que mentionné au Chapitre 4, numéro 4.3, Assemblée générale extraordinaire, des présents règlements généraux.

Procédure de projet d'amendement des règlements généraux proposé par les membres

Chapitre 12 : L'amendement à la constitution (lettres patentes)

Procédure d'amendement des lettres patentes

12.1 Changement de nom ou de domicile (art. 308, partie qui correspond à art. 21 de la Loi sur les compagnies)

La personne morale peut changer son nom ou son domicile en suivant la procédure établie par la loi. (308)

Une personne morale peut changer son nom par un règlement approuvé par le vote d'au moins les deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents à une assemblée convoquée à cette fin. (21)

12.2 Changement, augmentation ou diminution des pouvoirs (partie qui correspond à art. 37 de la Loi sur les compagnies)

La personne morale peut, en tout temps, au moyen d'une résolution adoptée par le vote d'au moins les deux tiers (2/3) des membres actifs en règle présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin, autoriser les personnes administratrices à demander des lettres patentes supplémentaires:

Qui étendent les pouvoirs de la personne morale à tels autres objets pour lesquels la personne morale peut être constituée; ou

Qui diminuent ou changent les pouvoirs de la personne morale, ou modifient quelques-unes des dispositions des lettres patentes ou des lettres patentes supplémentaires.

Chapitre 13 : La dissolution et la liquidation de la personne morale

Procédure de dissolution

13.1 Causes de dissolution (art. 355, correspond à 356)

La personne morale est dissoute par l'annulation de son acte constitutif ou pour toute autre cause prévue par l'acte constitutif ou par la loi. (355)

Elle est aussi dissoute lorsque le tribunal constate l'avènement de la condition apposée à l'acte constitutif, l'accomplissement de l'objet pour lequel la personne morale a été constituée ou l'impossibilité d'accomplir cet objet ou encore l'existence d'une autre cause légitime. (355)

La personne morale peut aussi être dissoute du consentement d'au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées à une assemblée des membres convoqués expressément à cette fin. (356)

L'avis de convocation doit être envoyé au moins trente (30) jours, mais pas plus de quarante-cinq (45) jours, avant la date de l'assemblée et non à contretemps (et non d'une manière inopportune). (356)

13.2 Généralité en cas de liquidation (art. 357)

La personnalité juridique de la personne morale subsiste aux fins de la liquidation.

13.3 Avis de dissolution et de liquidation (partie de art. 358, art. 359)

Les personnes administratrices doivent déposer un avis de la dissolution auprès du registraire des entreprises et désigner, conformément aux règlements, un liquidateur qui doit procéder immédiatement à la liquidation. (partie de 358)

À défaut de respecter ces obligations, les personnes administratrices peuvent être tenues responsables des actes de la personne morale, et tout intéressé peut s'adresser au tribunal pour que celui-ci désigne un liquidateur. (358)

Un avis de la nomination du liquidateur, comme de toute révocation, est déposé au même lieu que l'avis de dissolution. La nomination et la révocation sont opposables aux tiers à compter du dépôt de l'avis. (359)

13.4 Droits du liquidateur (correspond à art. 360)

Le liquidateur a la saisine (droit de saisir) des biens de la personne morale; il agit à titre d'administrateur du bien d'autrui chargé de la pleine administration. (360)

Il a le droit d'exiger des personnes administratrices et des membres de la personne morale tout document et toute explication concernant les droits et les obligations de la personne morale. (360)

13.5 Liquidation (clause des lettres patentes, partie de art. 361, art. 362, 363 et 364)

Le liquidateur procède au paiement des dettes. (361)

En cas de liquidation de la personne morale ou de distribution des biens de la personne morale, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant une activité analogue. (clause)

À défaut de pouvoir être ainsi employés, ces biens sont dévolus à l'État ou, s'ils sont de peu d'importance, partagés également entre les membres. (361)

Le liquidateur conserve les livres et registres de la personne morale pendant les cinq (5) années qui suivent la clôture de la liquidation; il les conserve pour une plus longue période si les livres et registres sont requis en preuve dans une instance. (362) Par la suite, il en dispose à son gré. (362)

À moins que le liquidateur n'obtienne une prolongation du tribunal, l'Agence du Revenu entreprend ou poursuit la liquidation qui n'est pas terminée dans les cinq ans qui suivent le dépôt de l'avis de dissolution. (363) L'Agence du Revenu a alors les mêmes droits et obligations qu'un liquidateur. (363)

La liquidation de la personne morale est close par le dépôt de l'avis de clôture au même lieu que l'avis de dissolution. Le cas échéant, le dépôt de cet avis opère radiation de toute inscription concernant la personne morale. (364)

Chapitre 14 : L'entrée en vigueur

14.1 Entrée en vigueur du premier projet de règlements généraux (art. 335 modifié)

Les présents règlements entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d'administration provisoire soit le 12 septembre 2025 (Résolution CAP-25-09-12-03). Ils devront être ratifiés par les membres lors de l'assemblée générale de fondation.

14.2 Entrée en vigueur des règlements (partie qui correspond à art. 335)

Le conseil d'administration adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire ratifier par les membres à l'assemblée qui suit. (335)

Il voit à ce que les règlements soient appliqués dès leur adoption par le conseil d'administration.

Il peut aussi fixer une date ultérieure pour l'entrée en vigueur.

Il est entendu que le conseil d'administration doit aviser ses membres dès qu'un changement aux règlements généraux les touche directement s'il veut que les membres puissent suivre ces nouvelles règles.

Le conseil d'administration doit s'assurer que les règlements soient ratifiés par les membres dès l'assemblée générale suivante.

Procédure du conseil d'administration − Règlements généraux

Chapitre 15 : Références

15.1 Source

Les présents règlements généraux incluent les dispositions inscrites dans l'acte constitutif de l'organisme.

Ils se réfèrent au Code civil du Québec, Livre premier des personnes, Titre cinquième des personnes morales.

D'autres parties des règlements sont conformes aux articles ou aux droits accordés par les articles 8, 21, 37, 83, 87, 89.2, 91.2-c, 91.2-d et 95 de la Loi sur les compagnies et à l'article 34 de la Loi sur les pouvoirs spéciaux des personnes morales. (Version à jour au 15 avril 2025).

Une partie d'un règlement, correspondant à l'article 113.3, ne s'applique pas selon l'article 224 de la Loi sur les compagnies. Cependant, ce règlement peut être mis en place grâce à une convention unanime des membres suivant l'article 310 du Code civil du Québec.

Vous trouverez ces informations, sur le site Internet du ministère de la Justice du Québec à l'adresse suivante : http://www.justice.gouv.qc.ca/francais/accueil.asp.

15.2 Particularité

Les numéros d'articles du Code civil du Québec ou des autres lois auxquels nous faisons référence sont inscrits entre parenthèses à la fin des titres et des phrases visées. Certains articles sont écrits en partie, car le reste du texte se retrouve ailleurs dans les règlements ou parce qu'une partie ne s'applique pas à l'organisme. Les articles de loi sont caractérisés de la manière suivante:

art. (abréviation du mot article) : article du code transcrit de façon identique.

partie de art. : une partie de l'article transcrit de façon identique.

correspond à art. : ajout d'une explication entre parenthèses ou d'un exemple ou texte écrit différemment avec la même signification.

partie qui correspond à art. : une partie de l'article écrit différemment avec la même signification.

art. modifié : article écrit similairement, spécifiant certaines dispositions selon les pouvoirs accordés dans cet article ou par d'autres articles du code.

remarque art. : précision indiquant les différences avec l'article du code du même sujet.

Chapitre 16 : Avis de non-responsabilité

16.1 Vérification juridique

Les présents règlements généraux ont été préparés au meilleur de nos connaissances et n'ont pas fait l'objet d'une vérification juridique par un expert. La personne morale n'assume aucune responsabilité ou obligation pour tout préjudice résultant des erreurs ou des omissions éventuelles contenues dans le texte.

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